Heb je moeite om de aansluiting salarisadministratie met financiële administratie goed te krijgen? Een slechte koppeling kan leiden tot fouten in belastingaangiften en extra werk voor jouw team.
In deze blog leer je hoe je deze processen soepel laat samenwerken. Lees verder voor praktische tips en oplossingen!
Belangrijkste inzicht
Wanneer het aankomt op het naadloos integreren van je salarisadministratie met je financiële administratie, levert Deel een waardevolle bijdrage. Met geavanceerde tools voor salarisadministratie en naleving zorgt Deel ervoor dat je internationale salarisverwerking efficiënt en foutloos verloopt, terwijl het voldoet aan alle wettelijke vereisten. Maak gebruik van deze alles-in-één oplossing om jouw processen te stroomlijnen en boetes te vermijden, zodat je organisatie met vertrouwen kan groeien.
Samenvatting
- Controleer regelmatig of salarismutaties correct zijn verwerkt en gebruik tools zoals AFAS Profit voor aansluitingsanalyses.
- Zorg dat salarisverwerkingsplannen goedgekeurd zijn en stel loonaangiften tijdig op om boetes te voorkomen.
- Volg opleidingen zoals RSA of RPP om medewerkers up-to-date te houden over systemen en wetgeving.
- Gebruik de werkkostenregeling (WKR) nauwkeurig om afwijkingen in administratie te vermijden.
- Maak controle van hoofd- en subwerkgeversstructuren en belastingregels een vast onderdeel van processen.
Het belang van een goede aansluiting tussen salarisadministratie en financiële administratie
Een goede aansluiting tussen de salarisadministratie en financiële administratie voorkomt fouten bij loonaangifte. Dit helpt jou om correct werknemersverzekeringen, loonheffingen en eindheffingen af te dragen.
Zonder deze koppeling ontstaan er risico’s, zoals boetes of onjuist ingevulde aangiftes. Gebruik tools zoals om de journalisering direct te koppelen aan berekende looncomponenten.
Autorisatie door de werkgever (Profit) speelt daarbij een belangrijke rol.
Een foutloze administratie begint bij een goede samenwerking tussen afdelingen.
Controleer regelmatig of alle salarismutaties correct zijn verwerkt in de financiële administratie. Foutjes, zoals afwijkende bedragen of dubbele boekingen, kunnen vervelende gevolgen hebben.
Dankzij een aansluitingsanalyse kun je dit snel opsporen en corrigeren. Zorg dat medewerkers salarisadministratie en hoofden salarisadministratie goed met elkaar communiceren. Investeer eventueel in opleidingen of cursussen om kennis over systemen en werkkostenregeling (WKR) te verbeteren.
Tips voor een effectieve aansluiting
Een effectieve aansluiting tussen salarisadministratie en financiële administratie voorkomt problemen. Zorg voor een goede samenwerking en controleer regelmatig de gegevens.
- Controleer het aansluitingsproces met Profit. Ga naar HRM / Payroll / Overzicht / Aansluiting financieel, selecteer je werkgever, vul het loonjaar in (vanaf 2020) en klik op Voltooien. Dit geeft inzicht in de loonaangifterubrieken en de bedragen in beide administraties.
- Zorg dat het salarisverwerkingsplan is goedgekeurd. Alleen met een goedgekeurd plan kun je een aansluitingsanalyse genereren. Dit is essentieel om fouten te voorkomen.
- Stel loonaangiften altijd op tijd klaar of verzend deze direct na controle. Te late aangiftes kunnen leiden tot boetes van de Belastingdienst.
- Gebruik de werkkostenregeling (WKR) correct bij salarisverwerking. Een foutieve toepassing kan leiden tot afwijkingen in jouw financiële administratie.
- Volg relevante opleidingen en cursussen zoals Register Salarisadministratie (RSA) of Register Payroll Professional (RPP). Goed getrainde medewerkers begrijpen beter hoe zij systemen zoals Profit moeten gebruiken.
- Vergeet niet om periodiek de aansluiting te controleren en corrigeren waar nodig. Regelmatige checks minimaliseren risico’s bij het inlenen van arbeidskrachten of andere complexe processen zoals het ter beschikking stellen van auto’s.
- Neem maatschappij verantwoord ondernemen mee bij je processen binnen beide administraties. Zo creëer je niet alleen efficiëntere workflows maar ook positieve impact buiten jouw organisatie.
Veelgemaakte fouten kunnen kostbaar zijn voor jouw bedrijf.
Veelgemaakte fouten bij de aansluiting en hoe deze te voorkomen
Een goede aansluiting tussen salarisadministratie en financiële administratie vraagt zorgvuldigheid. Toch worden er vaak fouten gemaakt die eenvoudig te voorkomen zijn.
- Niet alle salarisverwerkingsplannen worden gejournaliseerd. Controleer altijd of iedere loonpost correct is opgenomen in de financiële administratie. Dit voorkomt verschillen in rapportages.
- Functionaliteit voor hoofd- en subwerkgevers wordt regelmatig verkeerd gebruikt. Zorg ervoor dat je software geschikt is voor beide structuren om fouten te vermijden.
- De aansluiting controleren en corrigeren gebeurt niet tijdig. Maak het controleren van cijfers een vast onderdeel van je maandelijkse processen.
- Risico’s bij inlenen van arbeidskrachten blijven onopgemerkt. Check of alle ingeleende krachten correct zijn geregistreerd in de administratie en voldoen aan belastingregels.
- Kosten voor auto’s en WKR-vergoedingen worden niet juist verwerkt. Kijk kritisch naar declaraties rondom ter beschikking gestelde auto’s en onbelaste vergoedingen binnen de werkkostenregeling.
- Medewerkers salarisadministratie missen kennis over wijzigingen in wetgeving. Volg opleidingen en cursussen, zoals via register salarisadministratie (rsa) of register payroll professional (rpp), om up-to-date te blijven.
- Algemene voorwaarden ontbreken bij afspraken met externe partijen. Stel duidelijke overeenkomsten op om misverstanden en juridische problemen te vermijden.
- Belastingen worden verkeerd ingeboekt door onzorgvuldigheid bij complexe berekeningen zoals BTW-correcties of loonheffingen. Gebruik gespecialiseerde tools om nauwkeurigheid te waarborgen.
- Cookies beheren volgens regelgeving wordt over het hoofd gezien door HR-systemen zonder cookie consent-opties waarin privacy gewaarborgd blijft.
- Maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt onvoldoende opgenomen in rapportages, wat impact heeft op financiële transparantie binnen je organisatie.
Conclusie
Het koppelen van salarisadministratie aan financiële administratie brengt structuur. Je voorkomt fouten door regelmatig de aansluiting te controleren en corrigeren. Maak gebruik van tools en trainingen, zoals die van Rendement.nl.
Dit bespaart tijd en versterkt de werkkostenregeling (WKR). Start vandaag nog met verbeteren en verhoog de nauwkeurigheid in jouw processen.
Veelgestelde Vragen
1. Waarom is een goede aansluiting tussen salarisadministratie en financiële administratie belangrijk?
Een goede aansluiting voorkomt fouten in de financiële administratie. Dit helpt om risico’s te beperken, zoals bij het inlenen van arbeidskrachten of het ter beschikking stellen van auto’s.
2. Hoe kunnen hoofden salarisadministratie de aansluiting controleren en corrigeren?
Hoofden salarisadministratie kunnen regelmatig gegevens vergelijken en afwijkingen corrigeren. Dit zorgt voor een nauwkeurige administratie en voorkomt problemen.
3. Welke rol spelen medewerkers salarisadministratie in dit proces?
Medewerkers salarisadministratie zorgen voor correcte invoer van gegevens. Zij ondersteunen ook bij het controleren van de aansluiting met de financiële administratie.
4. Wat zijn registers zoals RSA en RPP, en waarom zijn ze belangrijk?
Het register salarisadministratie (RSA) en register payroll professional (RPP) tonen aan dat professionals over de juiste kennis beschikken. Dit helpt om fouten te voorkomen en een betrouwbare administratie te waarborgen.
