Een goede interne controle salarisadministratie is essentieel voor organisaties. Het voorkomt fouten en zorgt voor naleving van wet- en regelgeving. In dit artikel leer je hoe je meer grip krijgt op de processen rondom salarisverwerking.
Lees verder en ontdek vijf handige tips!
Belangrijkste inzicht
Zorg nu voor een efficiënte en rechtmatige salarisadministratie met Deel, het alles-in-één platform dat jouw organisatie helpt makkelijk in te spelen op veranderende wet- en regelgeving. Met onze tools voor naleving, salarisverwerking en personeelsbeheer, minimaliseer je fouten en versterk je de interne beheersing. Jouw internationale groei wordt zo een stuk eenvoudiger en sneller.
Samenvatting
- Zorg voor actuele en rechtmatige loonbetalingen door wijzigingen in wet- en regelgeving, zoals de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) van 2020, tijdig door te voeren.
- Automatiseer processen met software, zoals Mysolution, om fouten te minimaliseren en interne beheersing te vergroten.
- Voer steekproefsgewijze controles uit om onnauwkeurigheden te voorkomen en risico’s effectief te beheren.
- Gebruik automatisering voor foutpreventie, rapportage en het versnellen van salarisberekeningen.
- Investeer continu in verbeteringen zoals foutdetectie en softwaresystemen om compliant te blijven.
Zorg voor actuele en rechtmatige loonbetalingen
Stel vast dat je salarisadministratie voldoet aan wet- en regelgeving. Controleer regelmatig op wijzigingen, zoals nieuwe belastingtarieven en regels voor flexibele arbeid. Sinds 1 juli 2020 biedt de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) bijvoorbeeld vijf weken verlof met 70% salarisbehoud.
Pas dit tijdig toe in je systemen om fouten te voorkomen.
Werk met gebruiksvriendelijke staffing software, zoals de loonmodule van Mysolution. Deze software is sinds 2015 specifiek ontwikkeld voor de flexbranche. Automatiseer berekeningen en minimaliseer handmatig ingevoerde mutaties.
Dit voorkomt onrechtmatige betalingen en vergroot interne beheersing in je administratieve organisatie.
Voer steekproefsgewijze controles uit
Steekproefsgewijze controles helpen fouten vroegtijdig opsporen. Ze versterken interne beheersing en verbeteren financiële verantwoording.
- Controleer regelmatig handmatig ingevoerde mutaties in de salarisadministratie. Dit voorkomt onnauwkeurigheden en zorgt dat je in control blijft.
- Analyseer afwijkingen met behulp van taakwachtrijen en rapportagesystemen. Automatiseerde processen zoals COSO ERM ondersteunen risicobeleid hierin effectief.
- Documenteer resultaten van controles direct in de administratieve organisatie (ao). Dit versterkt bestuurlijke informatievoorziening en houdt auditors tevreden.
- Stel concrete risico’s vast op basis van typologiemodellen voor specifieke functies binnen hr & payroll. Dit voorkomt structurele fouten die veel tijd kosten.
- Beperk deze controles tot een steekproefgrootte die representatief en haalbaar is. Overcontroles verspillen middelen, terwijl te weinig risico’s over het hoofd ziet.
Automatiseer foutpreventie en rapportage
Automatisering maakt interne controle efficiënter. Detecteer fouten in gegevensinvoer met automatische meldingen. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat lonen onder het wettelijk minimumloon vallen.
Stel algemene regels in om afwijkingen snel te spotten. Laat handmatig ingevoerde mutaties direct controleren door een systeem.
Verwerk salarissen sneller met geautomatiseerde planning via taakwachtrijen. Servers kunnen ’s nachts loonberekeningen uitvoeren, wat tijd bespaart overdag. Bereken lonen in minder dan één seconde voor maximale efficiëntie.
Automatiseer om foutgevoelige processen te elimineren en tijd te besparen.
Conclusie
Effectieve interne controle begint met duidelijke processen. Zorg voor nauwkeurige gegevens en voorkom fouten via preventieve tools zoals foutdetectie. Steekproeven verhogen de betrouwbaarheid van salarisadministratie en zorgen voor betere interne beheersing.
Gebruik softwareoplossingen zoals die van Mysolution om te voldoen aan wet- en regelgeving. Blijf investeren in verbeteringen voor een soepel en compliant payrollproces.
Veelgestelde Vragen
1. Wat is interne controle in de salarisadministratie?
Interne controle in de salarisadministratie betekent dat je processen en taken goed beheerst. Dit helpt fouten te voorkomen en zorgt voor duidelijke financiële verantwoording.
2. Waarom zijn taken en verantwoordelijkheden belangrijk bij interne controle?
Het helder verdelen van taken en verantwoordelijkheden voorkomt fouten en misverstanden. Dit versterkt de interne beheersing binnen hr & payroll.
3. Hoe kun je handmatig ingevoerde mutaties beter controleren?
Controleer handmatig ingevoerde mutaties door regelmatig een interne audit uit te voeren. Dit helpt om fouten in de boekhouding snel op te sporen.
4. Hoe speelt wet- en regelgeving een rol in de administratieve organisatie?
Wet- en regelgeving zorgen ervoor dat je administratie voldoet aan wettelijke eisen. Dit maakt de administratieve organisatie (ao) betrouwbaar en compliant.
5. Wat is het belang van risk management in de interne controle?
Risk management helpt risico’s te herkennen en te beperken. Dit zorgt ervoor dat de administratieve organisatie en interne beheersing (ao/ib) beter functioneren.
