Heb je ooit afgevraagd hoe lang je loonadministratie moet bewaren? De bewaarplicht loonadministratie is een wettelijke verplichting voor werkgevers. Deze verplichting duurt 7 jaar.
In dit artikel leer je alles over de bewaartermijn en hoe je aan deze regels kunt voldoen. Lees verder!
Belangrijkste inzicht
Zorg ervoor dat je voldoet aan de wettelijke bewaarplicht van loonadministratie zonder gedoe en risico op boetes met behulp van een alles-in-één platform. Met Deel kun je moeiteloos internationale personeelsgegevens beheren, terwijl je administratie altijd toegankelijk en georganiseerd blijft. Optimaliseer je documentbeheer en vermijd problemen met de Belastingdienst door je HR-processen te stroomlijnen.
Samenvatting
- Werkgevers moeten loonadministratie 7 jaar bewaren. De bewaartermijn begint na het boekjaar waarin de documenten zijn opgemaakt.
- Bewaar alle loonstroken, arbeidsovereenkomsten, jaaropgaven, belastingpapieren en betaalbewijzen. Dit geldt ook voor digitale gegevens zoals e-mails en bestanden in je boekhoudprogramma.
- Niet voldoen aan de bewaarplicht kan leiden tot boetes van de Belastingdienst. Zorg ervoor dat je administratie toegankelijk en leesbaar blijft.
Wettelijke Bewaarplicht van de Loonadministratie
De overheid stelt eisen aan hoe lang je loonadministratie moet bewaren. Dit helpt bij belastingaangiften en bewijslast bij controles.
Duur van de Bewaarplicht
### Bewaarplicht loonadministratie: Alles wat je moet weten over de bewaartermijn van salarisadministratie
#### Wettelijke Bewaarplicht van de Loonadministratie
###### Duur van de Bewaarplicht
Je moet salarisadministratie zeven jaar bewaren. Deze termijn begint aan het einde van het boekjaar waarin je de stukken hebt opgemaakt. Dus als je de administratie van 2023 in maart 2025 hebt afgerond, bewaar je deze tot eind 2031.
Een juiste administratie voorkomt boetes.
Hieronder vallen documenten zoals facturen en e-mails. Digitale bestanden vallen ook onder deze plicht. Zo voldoe je aan de fiscale regels.
Bekijk nu wat precies onder de bewaarbijhouw valt in de volgende sectie.
Wat valt onder de Bewaarplicht
Onder de wettelijke bewaarplicht van de loonadministratie valt veel meer dan je misschien denkt. Het is belangrijk te weten welke gegevens je moet bewaren.
- Loonstroken
Bewaar alle loonstroken van werknemers. Deze tonen hun salaris, belasting en andere inhoudingen.
- Arbeidsovereenkomsten
Dit omvat contracten met loonspecificaties en arbeidsvoorwaarden.
- Jaaropgaven
Jaaropgaven geven een overzicht van het totale loon en belasting per jaar.
- Verzuimregistraties
Hierin noteer je ziekteverzuim en andere afwezigheden van personeel.
- Pensioenbijdragen
Bewaar gegevens over de pensioenbijdragen die je hebt ingehouden en betaald.
- Belastingpapieren
Includeer alle documenten die relevant zijn voor belastingen zoals loonheffing en sociale zekerheidsbijdragen.
- Betaalbewijzen
Dit zijn bijvoorbeeld bankafschriften of kasbewijzen die aantonen dat salarissen zijn uitgekeerd.
- Register van persoonsgegevens
Dit register bevat persoonlijke informatie van elke werknemer, zoals adresgegevens en sofinummers.
- Digitale gegevens
Digitale salarisadministratie moet ook worden bewaard, denk aan bestanden in je boekhoudprogramma of e-mails met looninformatie.
- Facturen en bonnen gerelateerd aan personeelskosten
Deze omvatten facturen voor personeelsfeestjes, opleidingskosten, enzovoort.
Zorg ervoor dat je deze documenten goed bewaart om aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen.
Conclusie
Je hebt nu alles geleerd over de bewaarplicht voor loonadministratie. Werkgevers moeten salarisgegevens 7 jaar bewaren. Dit geldt voor alle loonstroken, jaaropgaven en belastingverklaringen.
Zorg dat je administratie altijd goed toegankelijk en leesbaar blijft. Niet voldoen aan deze regels kan leiden tot boetes van de Belastingdienst. Bewaar je gegevens veilig, fysiek of digitaal.
Heb je meer hulp nodig? Kijk dan eens bij SalarisAdministratieSpot.nl voor veilige opslag en tips. Succes met het naleven van de bewaarplicht!
Voor meer informatie over de werkzaamheden die komen kijken bij salarisadministratie, bezoek onze pagina over salarisadministratie werkzaamheden.
Veelgestelde Vragen
1. Wat is de wettelijke bewaartermijn voor salarisadministratie?
De wettelijke bewaartermijn voor salarisadministratie is 7 jaar. Werkgevers moeten loonadministratie en alle bijbehorende gegevens gedurende deze periode bewaren.
2. Welke gegevens moeten 7 jaar bewaard worden in de salarisadministratie?
Gegevens zoals loonstroken, jaaropgaven, arbeidscontracten en loonbelastingverklaringen moeten 7 jaar bewaard worden volgens de fiscale bewaarplicht.
3. Hoe lang moet een werkgever loonadministratie bewaren?
Een werkgever moet loonadministratie minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt zowel voor fysieke als digitale administratie.
4. Wat gebeurt er als je de salarisadministratie niet 7 jaar bewaart?
Als je de salarisadministratie niet 7 jaar bewaart, kan dit leiden tot fiscale sancties. De belastingdienst kan dan boetes opleggen.
5. Waarom is het belangrijk om de bewaartermijn van loonadministratie te volgen?
Het volgen van de bewaartermijn van loonadministratie is belangrijk om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en om problemen met de belastingdienst te voorkomen.
6. Hoe moet je digitale salarisadministratie bewaren?
Digitale salarisadministratie moet veilig opgeslagen worden, zodat deze toegankelijk blijft voor de gehele bewaartermijn van 7 jaar. Zorg voor back-ups en beveiligde opslagmethoden.
Ten Slotte
Het naleven van de wettelijke bewaarplicht voor loonadministratie is essentieel om boetes te voorkomen en een gestroomlijnde personeelsadministratie te behouden.
Een oplossing zoals Deel kan helpen bij het eenvoudig beheren en beveiligen van je salarisgegevens, waardoor je voldoet aan de bewaarplicht zonder gedoe.
