Het uitvoeren van salarisadministratie in een eenmanszaak kan best ingewikkeld zijn. Als werkgever moet je voldoen aan regels zoals loonaangifte en het bijhouden van loongegevens. Met de juiste stappen kun je dit overzichtelijk en efficiënt aanpakken.
Lees verder en ontdek hoe je dit zelf kunt regelen!
Belangrijkste inzicht
Als je je salarisadministratie efficiënt en foutloos wilt beheren, overweeg dan om gebruik te maken van een alles-in-één oplossing zoals Deel. Dit platform helpt niet alleen bij het organiseren van je personeelsbeheer, maar ook bij het correct en tijdig verwerken van loonheffingen en premies, terwijl het voldoet aan de regelgeving. Ontdek hoe dit je internationale groei eenvoudiger kan maken via de volgende Passende software-oplossing.
Samenvatting
- Meld je aan bij de Belastingdienst als werkgever. Zorg voor loonheffingennummer en verwerk loonbelasting en premies correct. Dit is verplicht voor een goede salarisadministratie.
- Zet een personeelsdossier op. Bewaar arbeidsovereenkomsten, persoonsgegevens en BSN van je werknemers veilig. Dit voorkomt fouten bij loonaangifte.
- Bouw je salarisadministratie zorgvuldig op. Gebruik software om brutoloon, vakantiegeld en premies te berekenen en loonstroken te maken.
- Doe loonaangifte tijdig via Mijn Belastingdienst Zakelijk of software bij meer dan 10 medewerkers. Betaal loonheffingen correct om boetes te vermijden.
- Overweeg zelf doen of uitbesteden. Zelf regelen is goedkoper, maar tijdrovend. Uitbesteden aan een loonbureau kost meer, maar voorkomt fouten en bespaart tijd.
Stappenplan voor salarisadministratie
Het opzetten van een goede salarisadministratie zorgt voor overzicht in je financiële administratie. Volg enkele duidelijke stappen om loonbelasting, premie volksverzekeringen en vakantiegeld correct te verwerken.
Stap 1: Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst
Registreer je bij de Belastingdienst als werkgever om loonheffingen te regelen. Dit omvat de loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).
Na aanmelding ontvang je een loonheffingennummer en een aangiftebrief. Je hebt dit nummer nodig voor loonaangifte en jouw salarisadministratie.
Jouw organisatie moet ook voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals het minimumloon betalen. Gebruik een boekhoudprogramma om alles overzichtelijk te houden. Als zzp’er kun je hiermee ook facturen opstellen en afschrijvingen bijhouden.
Verwerk alles digitaal voor efficiëntie en controle over je financiële administratie.
Stap 2: Zet een personeelsdossier op
Bewaar alle relevante gegevens in een personeelsdossier. Sla de arbeidsovereenkomst, persoonsgegevens zoals adres en contactgegevens, en het burgerservicenummer (BSN) van je werknemer veilig op.
Gebruik het formulier Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen om loonheffingskorting correct toe te passen. Dit voorkomt problemen met de Belastingdienst en zorgt voor een correcte salarisadministratie.
Documenteer ook zaken zoals vakantiedagen en eventuele afspraken over pensioen. Zorg dat deze informatie toegankelijk is voor je boekhouding of boekhouder. Een goed bijgehouden personeelsdossier vereenvoudigt het proces bij loonaangifte.
Ga daarna verder met het opbouwen van je loonadministratie.
Stap 3: Bouw je salarisadministratie op
Maak een loonstaat voor elke werknemer. Vermeld hierin het brutoloon, vakantiegeld, vergoedingen en eventuele bonussen. Verwerk ook informatie zoals de loonheffingskorting en het IKV.
Zorg dat deze gegevens kloppen met je personeelsdossier. Gebruik hiervoor boekhoudkundige software of een cloud-systeem.
Houd rekening met sociale premies en pensioenbijdragen. Bereken zorgvuldig alle werkgeversheffingen. Dit zorgt ervoor dat je salarisadministratie compleet en compliant is. Stel ook een salarisstrook samen die voldoet aan wettelijke eisen.
Stap 4: Betaal het salaris uit en verstrek een loonstrook
Betaal het salaris altijd achteraf. Kies een vaste periode, zoals maandelijks, wekelijks of vierwekelijks. Bij de eerste betaling, of bij wijzigingen in het loon, ben je verplicht een loonstrook te verstrekken.
Zorg dat de loonstrook het brutoloon, nettoloon en de inhoudingen toont. Controleer of het minimumloon wordt gerespecteerd.
Verstrek de loonstrook digitaal of op papier aan je werknemer. Dit helpt ook om je loonadministratie overzichtelijk te houden. Na de betaling en het verstrekken van een correcte loonstrook, kun je verder met de verplichte loonaangifte en boekhouding.
Stap 5: Doe loonaangifte en verwerk personeelskosten in je boekhouding
Na het betalen van het salaris, moet je loonaangifte doen. Dit doe je maandelijks of elke vier weken via Mijn Belastingdienst Zakelijk bij minder dan 10 medewerkers. Met meer dan 10 medewerkers gebruik je commerciële software.
Zorg dat je het exacte bedrag aan loonheffingen op tijd betaalt. Niet op tijd betalen kan leiden tot boetes.
Verwerk daarna de personeelskosten in je boekhouding. Registreer salarissen, loonheffingen en andere kosten nauwkeurig. Dit is verplicht voor ondernemers, zoals zzp’ers. Het zorgt voor een overzicht van alle loonadministratie in je eenmanszaak en maakt het maken van een factuur makkelijker.
Zelf doen of uitbesteden?
Zelf je loonadministratie doen scheelt kosten. Je betaalt alleen voor software en leert meer over fiscale regels. Dit geeft direct inzicht in financiële gegevens. Het nadeel is dat het veel tijd kost en fouten duur kunnen zijn.
Bovendien moet je up-to-date blijven met wetgeving, wat lastig kan zijn.
Je kunt de administratie ook uitbesteden aan een payrollbedrijf of loonbureau. Zij zorgen voor nauwkeurige loonstroken en loonaangifte. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten, maar brengt vaste kosten per loonstrook met zich mee.
Een hybride aanpak werkt ook: zelf uren bijhouden en de rest uitbesteden.
Conclusie
Het opzetten van salarisadministratie voor een eenmanszaak lijkt misschien lastig. Met een goed stappenplan wordt het echter overzichtelijk en haalbaar. Een duidelijke administratie voorkomt problemen en biedt financieel inzicht.
Overweeg of je dit zelf wilt doen of wilt uitbesteden voor extra gemak. Beide opties hebben hun voordelen, afhankelijk van jouw situatie. Met de juiste aanpak kun je tijd en stress besparen en je bedrijf soepel laten lopen.
Voor een praktisch voorbeeld van hoe je jouw salarisadministratie kunt inrichten, bekijk onze Excel-template voor loonadministratie.
Veelgestelde Vragen
1. Wat is salarisadministratie voor eenmanszaken?
Salarisadministratie voor eenmanszaken is het bijhouden van loonadministratie. Dit omvat het verwerken van betalingen, belastingen en andere financiële verplichtingen.
2. Hebben zzp’ers salarisadministratie nodig?
Zzp’ers hebben meestal geen uitgebreide salarisadministratie nodig. Maar als ze werknemers inhuren of gebruikmaken van payrolling, wordt het noodzakelijk.
3. Hoe kan ik loonadministratie eenvoudig bijhouden?
Je kunt loonadministratie bijhouden door boekhoudsoftware te gebruiken. Dit helpt je om betalingen en belastingverplichtingen overzichtelijk te maken.
4. Wat is het verschil tussen loonadministratie en payrolling?
Loonadministratie doe je zelf, zoals het verwerken van salarissen. Bij payrolling besteed je dit uit aan een externe partij die alles regelt, inclusief belastingen en administratie.
