Het bijhouden van een salarisadministratie kan ingewikkeld zijn. Fouten hierin kunnen leiden tot boetes en onnodige kosten. Met een duidelijke checklist salarisadministratie kun je dit eenvoudig voorkomen.
Lees verder om te ontdekken waar je op moet letten!
Belangrijkste inzicht
Voor organisaties die worstelen met complexe salarisadministratie en regelgeving, biedt Deel dé oplossing. Dit alles-in-één platform helpt bedrijven wereldwijd niet alleen met nauwkeurige salarisberekeningen om hogere Awf-premies te vermijden, maar ondersteunt ook bij naleving en personeelsbeheer. Door te kiezen voor Deel, maak je internationale groei eenvoudiger en verzeker je je van een gestroomlijnd HR-proces.
Samenvatting
- Controleer de Awf-premie grondig bij urenoverschrijdingen van meer dan 30%, om hogere premie te vermijden. Gebruik software voor nauwkeurige berekening.
- Maak optimaal gebruik van de WKR. Houd de vrije ruimte (1,92% tot €400.000, 1,18% daarboven) bij om onnodige eindheffingen van 80% te voorkomen.
- Vraag LKV binnen drie maanden na indiensttreding aan en registreer uren juist voor (jeugd-)LIV-subsidies. Dit voorkomt dat je financiële voordelen misloopt.
- Controleer fouten in Whk-beschikking direct en maak binnen zes weken bezwaar. Onjuiste gegevens kunnen tot hogere premies leiden.
- Verwerk correcties in loonaangiften snel. Dit voorkomt boetes en extra kosten van de Belastingdienst door foutieve gegevens of te late aanpassingen.
Controleer de Awf-premie
Controleer of er sprake is van meer dan 30% urenoverschrijding in een dienstbetrekking. Dit kan namelijk leiden tot een hogere Awf-premie. Controleer hiervoor het totaal aantal gewerkte uren per werknemer zorgvuldig.
Werkgevers betalen vaak de lage premie, maar bij overschrijding van de grens wordt automatisch de hoge premie toegepast. Zorg dat deze overschrijdingen direct zichtbaar zijn in jouw loonadministratie om verrassingen te voorkomen.
Gebruik boekhoudpakketten of cloudsoftware voor een nauwkeurige berekening.
Een hogere premie kan makkelijk worden vermeden met goede controle.
Gebruik de vrije ruimte binnen de WKR
Maak optimaal gebruik van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) om fiscale voordelen te behalen. Binnen deze regeling kun je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan personeel geven, zoals kerstpakketten of een fiets van de zaak.
De vrije ruimte bedraagt 1,92% van de fiscale loonsom tot €400.000 en 1,18% boven dat bedrag. Bij overschrijding betaal je een eindheffing van 80%.
Plan deze vergoedingen zorgvuldig in om onverwachte kosten te vermijden. Bekijk regelmatig het overzicht van gebruikte ruimte en pas waar nodig aan. Dit voorkomt verrassingen bij de loonheffingen.
Ga verder met het controleren van lage-inkomensvoordelen (LIV) en (jeugd-)LIV in de volgende stappen.
Controleer LKV en (jeugd-)LIV
Controleer of je binnen drie maanden na indiensttreding LKV hebt aangevraagd. Dit levert financiële voordelen op bij het aannemen van werknemers uit bepaalde doelgroepen. Denk bijvoorbeeld aan oudere werkzoekenden of mensen met een arbeidsbeperking.
Registreer voor het (jeugd-)LIV nauwkeurig alle gewerkte uren. Het minimumjeugdloon en het aantal uur bepalen de hoogte van de tegemoetkoming. Zorg ervoor dat deze gegevens kloppen in je loonadministratie, zodat je geen subsidies misloopt.
Controleer de beschikking Whk
Je Whk-beschikking bepaalt de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk). Deze premie heeft direct invloed op je loonkosten. Ontvang je de beschikking, controleer dan meteen of de gegevens kloppen.
Bijvoorbeeld het sectorindelingsnummer en de loonsom die als basis dienen. Onjuiste gegevens kunnen leiden tot te hoge premies.
Maak bezwaar binnen zes weken als er fouten staan in de beschikking. Dat is niet alleen een recht, maar kan ook kosten besparen. Werkgevers besparen zo vaak tientallen tot duizenden euro’s.
Houd rekening met correcties op ziekteverzuimcijfers of uitkeringen die de premie bepalen.
Verwerk verlof- en vakantiegeldreserveringen
Het goed verwerken van verlof- en vakantiegeldreserveringen is essentieel. Het voorkomt juridische en financiële problemen voor je bedrijf.
- Controleer altijd de reservering van vakantiegeld in de loonadministratie. Dit moet minimaal 8% van het brutoloon bedragen volgens de wet.
- Zorg dat verlofdagen correct geregistreerd staan. Dit helpt bij een overzichtelijke administratie en voorkomt geschillen met werknemers.
- Update het systeem op basis van cao-afspraken over vakantieperiodes en betalingen. Gebruik altijd actuele gegevens.
- Informeer werknemers over hun opgebouwde vakantiegeld per periode op het loonstrookje. Dit vergroot transparantie binnen je organisatie.
- Verwerk correcties direct als foutieve registraties ontdekt worden in eerdere loonheffingsaangiftes of verlofoverzichten.
- Controleer aan het einde van elk kwartaal of alles juist verwerkt is. Dit verkleint risico’s bij belastingcontroles.
- Neem eventuele proeftijdafspraken mee in de administratie om duidelijkheid te bieden over rechten tijdens deze periode.
- Houd rekening met eventuele bijzondere situaties zoals bevallingsverlof of langdurig ziekteverzuim, die invloed hebben op reserveringen.
- Werk samen met boekhouden of HR-software om fouten door handmatige invoer te vermijden en tijd te besparen.
- Vergeet niet om jaarlijkse inflatiecorrecties mee te nemen in berekeningen voor toekomstige reserveringen om accuraat te blijven.
Controleer nieuwe premies en parameters voor het nieuwe jaar
Het nieuwe jaar brengt vaak veranderingen in premies en parameters. Controle is cruciaal om fouten in je salarisadministratie te voorkomen.
- Controleer de Awf-premie voor werknemersverzekeringen. Deze premie kan stijgen of dalen door wetswijzigingen.
- Kijk naar wijzigingen in de loonbelastingtabellen. Nieuwe tabellen gaan in per 1 januari en bepalen hoeveel loonheffing je toepast.
- Update de percentages van het pensioenfonds waar je onder valt. Cao’s bevatten vaak afspraken over bijstellingen van premiepercentages.
- Controleer het minimumloon dat jaarlijks wordt aangepast op 1 januari en 1 juli. Zorg dat alle salarissen hieraan voldoen.
- Houd rekening met aanpassingen in sociale zekerheidspremies, bijvoorbeeld voor de Zorgverzekeringwet (Zvw). Eventuele verhogingen moeten direct worden verwerkt.
- Pas eventuele wijziging in bijtelling privégebruik auto toe als dit op jouw werknemers van toepassing is.
- Beoordeel nieuwe parameters voor de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR). Dit percentage wijzigt regelmatig en kan je fiscale ruimte beïnvloeden.
- Werk risicopremies zoals Whk-tarieven bij volgens de beschikking die meestal eind november beschikbaar komt.
- Verifieer alle relevante loonheffingskortingen correct zijn toegepast, zeker als er meer dan één arbeidsovereenkomst speelt.
- Controleer tarieven van uitkeringen of toeslagen via recente publicaties zoals die van freelancers of resultaat uit overige werkzaamheden binnen jouw administratie vallen.
Verwerk correcties in eerdere loonaangiftes
Correcties in eerdere loonaangiftes verwerken is cruciaal. Het voorkomt boetes en rente van de Belastingdienst.
- Controleer foutieve of ontbrekende gegevens in eerdere loonaangiftes. Onjuiste cijfers kunnen leiden tot problemen tijdens controles.
- Dien correcties zo snel mogelijk in bij fouten. Dit vermindert risico’s op extra rentekosten of naheffingen.
- Gebruik salarissystemen om fouten te identificeren en aan te passen. Deze systemen bieden vaak handige rapportages voor analyse.
- Neem bewijsstukken zoals identiteitsbewijzen en contracten door om juiste informatie te garanderen. Inaccurate gegevens kunnen je administratie ingewikkelder maken.
- Overleg met een salarisadministrateur als je twijfelt over een melding of correctieproces. Deskundige hulp scheelt tijd en biedt zekerheid.
- Houd rekening met wettelijke deadlines voor correctie-indiening. Uiterste data verschillen per situatie, dus let goed op relevante termijnen.
- Scan cao’s en andere arbeidsdocumentatie om vergoedingsfouten te corrigeren volgens gestelde richtlijnen.
- Bespreek risico-inventarisatie bij het uitbesteden van loonadministratie aan externe partijen, zodat fouten voorkomen worden in toekomstige processen.
Zorg voor een correcte afsluiting van het verloningsjaar
Zorg ervoor dat alle loonaangiftes voor het huidige jaar volledig en foutloos zijn verwerkt. Controleer of er geen openstaande correcties of aanpassingen zijn die invloed kunnen hebben op de salarisadministratie.
Er mogen na afsluiting geen wijzigingen meer worden gemaakt. Dit voorkomt boetes of administratieve problemen.
Reserveer voldoende tijd voor een controle van verlof- en vakantiedagen. Verwerk eventuele aanpassingen in reserveringen vóór het einde van het verloningsjaar. Een zorgvuldige afsluiting helpt fouten te vermijden en zorgt voor een soepel begin van het volgende jaar.
Meer over salarisadministratie in Nederland
Een correcte afsluiting van het verloningsjaar geeft inzicht in de complexiteit van salarisadministratie in Nederland. Dit proces is niet enkel afhankelijk van loonstroken en betalingen.
Wetten, zoals de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), en verplichte loonadministratie maken jouw werk uitdagend. Je moet werknemers aanmelden via de “Melding loonheffingen aanmelding werkgever”.
Het gebruik van speciale software is verplicht. Zonder deze systemen riskeer je fouten die boetes opleveren.
Overweeg loonadministratie uit te besteden als je tijd wil besparen. Dit kan administratieve lasten verminderen en risico’s beperken. Bij fouten betaal je snel hoge boetes. Bekijk of jouw sector een verplichte cao hanteert.
Dit bepaalt regels over beloning en secundaire arbeidsvoorwaarden. Uitgebreide kennis over regelgeving zoals de risico-inventarisatie en -evaluatie is cruciaal om personeelskosten te besparen.
Conclusie
Een goede salarisadministratie bespaart tijd, geld en stress. Controleer altijd premies, subsidies en parameters nauwkeurig. Zorg dat je correcties snel verwerkt en het verloningsjaar netjes afrondt.
Effectieve administratie voorkomt boetes en fouten. Wil je extra zekerheid? Overweeg hulp van een specialist of kies voor uitbesteding. Neem actie en creëer rust in je administratie!
Voor meer informatie over salarisadministratie in Nederland, bezoek onze pagina over salarisadministratie.
Veelgestelde Vragen
1. Wat is een checklist salarisadministratie en waarom is het belangrijk?
Een checklist salarisadministratie helpt bedrijven om alle belangrijke punten in de loonadministratie te controleren. Het zorgt ervoor dat alles volgens de wet en cao’s wordt uitgevoerd.
2. Moet een bewijs van goed gedrag worden gecontroleerd bij salarisadministratie?
Ja, een bewijs van goed gedrag kan nodig zijn, vooral bij nieuwe medewerkers. Dit helpt om betrouwbaarheid te waarborgen.
3. Kan je salarisadministratie uitbesteden?
Ja, veel bedrijven kiezen voor uitbesteding van hun loonadministratie. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat experts de regels en cao’s naleven.
4. Hoe helpen cao’s bij het opstellen van een goede salarisadministratie?
Cao’s geven duidelijke richtlijnen over lonen, werktijden en andere arbeidsvoorwaarden. Het volgen van deze afspraken voorkomt fouten in de administratie.
